El control de visitantes para empresas se encarga de identificar a las personas ajenas que ingresan o evacúan de una compañía, ya que día a día ingresan a la empresa personas no identificadas o que no son recurrentes conocidas como visitantes.
Si no tienes conocimiento de cuántos visitantes se recibieron el día en tu empresa, o es un procedimiento manual y muy tedioso. Te recomendamos leer este artículo. Donde aprenderás todo lo que necesitas saber sobre el control de visitantes para implementarlo en tu empresa.
¿Qué es control de visitantes en una empresa?
El control de visitantes en una empresa es muy importante para garantizar no solo la seguridad del personal de la compañía sino también para cuidar los bienes materiales de esta. La gestión de visitantes es cualquier proceso que ayuda a una organización a llevar un control de las personas que visitan sus instalaciones.
En adición a lo anterior, el sistema de control de visitantes se realiza por medio de un software control de visitantes, esto ayuda a tener una mejor administración y velocidad en el ingreso y salida del personal ajeno a la compañía. La ventaja de esto, es que está alojado en la nube, por lo cual se puede usar desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar siempre y cuando haya acceso a internet.
Definición de visitante en una empresa
Un visitante en una empresa se refiere a cualquier persona que ingresa a las instalaciones de una empresa o edificio para una visita temporal que no es un empleado regular o un contratista autorizado. Los visitantes pueden ser clientes, proveedores, socios comerciales, contratistas externos, entrevistados, personas que asisten a reuniones, entre otros.
¿Cómo funciona el sistema de control de visitantes?
Para tener un control de visitantes. Primero debemos tener en cuenta cuál será el protocolo de visitas . Para así, tener en cuenta qué información se pedirá a cada visitante.
- Ingresamos a la base de datos al visitante: Generalmente se realiza por medio de:
- Fotografía
- Huella Dactilar
- Información contenida en el código de documentos de identificación
- Cédula
- Carné de conducir
- Cocumento de trabajo
- Cédula de extranjería, etc.)
- Imprimir un sticker para identificarlo cuando se encuentre dentro de la compañía. Gracias a nuestro sistema de control de visitantes podemos saber:
- De donde viene el visitante
- Hacia donde se dirige
- A qué persona va a visitar
- Qué tipo de elementos ingresa
Registro y control de visitantes en una empresa
El registro de visitas en una empresa ayuda a hacer un seguimiento de los visitantes en todo el edificio, sitio o área restringida de una empresa. Este proceso se administra a través de un sistema o software de gestión que rastrea y registra las personas a las que se les permite el acceso a las áreas seguras.
Los formatos de registro y control acceso a visitantes en una empresa ayudan a controlar los accesos, a hacer un seguimiento de las personas en el lugar y a cumplir en general con todos los que visitan un edificio o área restringida. Para esto se utiliza un software control de visitantes
El correcto registro de visitas permite a las empresas mostrar una buena imagen y, sobre todo, mantener la seguridad de las instalaciones, de los secretos de la compañía y de las personas que se encuentran dentro del edificio.
El control de visitantes ofrece información sobre el número de personas que acceden a un determinado lugar, las zonas en las que hay una presencia ajena a la empresa y los datos personales de los no habituales.
Independientemente de si la visita está programada o si es imprevista, resulta imprescindible registrar algunos datos relevantes. Llevar un control adecuado de las visitas ofrece muchas ventajas y ayuda al correcto funcionamiento de la compañía.
Lectura recomendada: Flujo de visitantes para empresas
Procedimiento para el ingreso de visitantes en una empresa
El mejor método para realizar el ingreso o registro de visitas en empresas es por medio de un sistema o software de gestión.
De esta manera se facilita el procedimiento para el ingreso de visitantes, ayudando a tener mayor velocidad y orden de la información a comparación de hacerlo de forma manual.
Este sería el proceso semi automático para llevar adecuadamente el registro de visitantes en una empresa:
1. Registrar datos del visitante
La visita se registra en el sistema por medio de la cédula o algún elemento que permita identificar al individuo por medio de código QR. Por otro lado el recepcionista debe anotar:
- De donde viene el visitante
- Hacia donde se dirige
- A qué persona va a visitar
- Qué tipo de elementos ingresa
En algunos casos podremos proporcionarle un carné, una estampilla o algo por estilo para identificar a la persona durante todo el tiempo que esté en la empresa.
2. Tarjeta de acceso
Con esta tarjeta podremos tener el control de la visita en tiempo real: Si los visitantes disponen de la tarjeta de acceso, podremos saber en dónde se encuentra en cualquier momento y así preservar la seguridad de la empresa.
3. Llevar un control en tiempo real y registrar la salida
Como mencionamos en el punto anterior, tendremos control de la visita en tiempo real. A la hora de la salida, esta misma tarjeta se inserta en el lector. Gracias a esto la información pasa al sistema y califica como una visita que ya terminó. Todo de forma automática
4. Historial e informes
Por medio de los datos de informes e historial en tiempo real que nos proporciona Falcon Cloud; podremos revisar las personas que ingresaron en un día, una semana, un mes, un trimestre, un año y filtrar por el periodo necesario. También se puede revisar zonas de visita y todo lo relacionado al visitante
Puedes profundizar en este tema. Te recomendamos leer este artículo para descubrir el paso a paso sobre Cómo llevar un Registro de Visitantes
Si no tienes conocimiento de cuántos visitantes se recibieron el día en tu empresa, o es un procedimiento manual y muy tedioso y quieres dejarlo atrás, contáctanos. Te daremos una asesoría gratis sobre nuestro Software Falcon control de visitantes o comunicate con nosotros al (1)7953390.
Para obtener:
- Reportes de visitas realizadas en el día
- Registro de equipo que ingrese el visitante
- Servicio en la nube
- Etc
Tipos de visitantes en una empresa
Depende de cada sector, industria o categoría de la empresa. Esta debe identificar su cantidad y calidad de visitantes que se resume generalmente en:
- Visitas institucionales.
- Visitas a altos directivos.
- Visitas a la empresa
- Visitas al personal de la empresa.
¿Por qué necesitas clasificar los tipos de visitantes de tu empresa?
Los visitantes en empresas se clasifican con base en el tipo de visita que sea dirigida: Institucional, Altos Directivos, Empresa o personal de la empresa
Los procedimientos para recibir a los visitantes son importantes. Pero la base debe ser tener el procedimiento para el control de visitantes con el menor número posible de pasos para que así la entrada y salida sea fácil, sencilla y rápida. Esto se logra por medio de un software de ingreso de visitantes
Con los visitantes ya clasificados, podrías crear un botón por cada tipo de visitante con su propio procedimiento de ingreso. Así la entrada sería sencilla para cada tipo de visitante por medio de nuestro software de ingreso de visitantes.
Si deseas saber cuántos visitantes se reciben diariamente en tu empresa contáctanos. Te daremos una asesoría gratis sobre nuestro Software Falcon control de visitantes o comunicate con nosotros al (1)7953390.
Características del control de visitantes
- Centralización de los datos de diferentes puntos y en tiempo real
- Fácil registro e identificación de los visitantes mediante impresión de escarapelas
- Gestionar tiempo de ingreso, salida y permanencia del visitante en la empresa.
Autogestión de registro por parte de los visitantes. Proceso de registro en 3 pasos:
- Captación de datos personales del visitante
- Registro y programación de visitas
- Generación de reportes de las visitas
Ventajas de control de ingreso de visitantes para empresas
Nuestro software de control visitantes ofrece una interfaz fácil de comprender que permite personalizar los datos de la empresa:
- Oficinas con las que cuenta, dependencias, cargos, tipos de identificación, entre otros.
- Incluye una opción para empleados que laboran en la organización para tener un registro y control que permita determinar la cantidad de veces que ingresan o salen de las instalaciones.
- Adicional a esto nos permite saber cuáles ingresos se encuentran activos y que usuarios pueden ser borrados del sistema.
- El control de la visita en tiempo real: Si los visitantes disponen de la tarjeta de acceso, podremos saber en dónde se encuentra en cualquier momento
- Incremento de productividad de colaboradores, ya que, si se siente seguro lo más probable es que aumente su rendimiento, cumplimiento de objetivos y productividad
- Acceso a historial de visitas en la empresa
¿Por qué es importante el control de acceso para visitantes?
Un sistema de control de visitantes proporciona el máximo control sobre su lugar de trabajo. De la misma manera crea un entorno seguro para empleados y colaboradores. Además de brindar pleno control y visibilidad de todas las personas que entran y salen de su empresa.
En adición a esto, un Software de control de acceso a visitantes permite gestionar eficazmente no sólo la recepción, sino que también puede garantizar que todas las entradas a su empresa estén debidamente protegidas.
Las ventajas e importancia de la gestión de visitantes en empresas se podría resumir en:
- Procesos de entrada simplificados
- Seguridad para clientes, empleados y/o colaboradores
- Seguridad preventiva
Software Control de Visitantes y Control de Acceso a Visitantes
Si no tienes conocimiento de cuántos visitantes se recibieron el día en tu empresa, o es un procedimiento manual y muy tedioso y quieres dejarlo atrás, nuestro Software especializado en control de visitantes te puede ayudar.
Nuestra empresa ofrece un software Falcon visitantes especialmente diseñado para el control de acceso a visitantes y el control de visitantes para empresas, empleados y contratistas permitiendo llevar un registro detallado con ciertas condiciones de seguridad como:
- De donde viene el visitante
- Hacia donde se dirige
- A qué persona va a visitar
- Qué tipo de elementos ingresa
Además obtendrás:
- Reportes de visitas realizadas en el día
- Registro de equipo que ingrese el visitante
- Servicio en la nube
- Etc
Contáctanos. Te daremos una asesoría gratis sobre nuestro Software Falcon control de visitantes o comunicate con nosotros al (1)7953390.
Requisitos básicos para el Software de Control de Visitantes:
- Fotografía
- Huella
- Información contenida en el código de barras de la cedula o:
- Documento de trabajo con número de identificación
- Cédula de extranjería, etc.
- Por ultimo da la opción de imprimir un sticker para identificarlo cuando se encuentre dentro de la compañía.
Si desea conocer más sobre el software Falcon visitantes puede comunicarse con nosotros al (1)7953390.
Aprende más sobre registro y control de visitantes en una empresa
A continuación te enseñaremos algunos videos sobre el ingreso de visitantes en una empresa. Esperamos te sean de utilidad.
Cómo funciona el registro de visitantes en una empresa
Registro y control de visitantes. Control de acceso de visitantes
En este video podrás ver el funcionamiento del software para el control de visitantes Falcon Cloud para empresas
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