Muchas empresas en Colombia van a liquidar nómina con parámetros equivocados durante los próximos meses. Algunas porque no dimensionaron el alcance de la Ley 2466 de 2025, otras porque asumieron que los cambios aplicaban todos al mismo tiempo. La reforma laboral introduce modificaciones que entran en vigor en tres momentos distintos entre 2025 y 2027, y cada fecha que pasa sin ajustar la liquidación genera un doble problema de sobrecostos internos y exposición a sanciones del Ministerio del Trabajo. Para entender el alcance completo de la norma, el webinar reforma laboral detalla los puntos más consultados por equipos de recursos humanos.
Recargos nuevos y su calendario escalonado
La Ley 2466 de 2025 modifica dos parámetros centrales del Código Sustantivo del Trabajo que impactan directamente el costo hora de cualquier trabajador con turnos nocturnos o actividad en días de descanso.
El primer cambio corresponde al recargo nocturno. Hasta ahora, la jornada nocturna comenzaba a las 9 p.m. Con la reforma, ese umbral se adelanta a las 7 p.m., lo que significa que las horas trabajadas entre las 7 p.m. y las 9 p.m., que antes se liquidaban como jornada ordinaria diurna, ahora generan el recargo del 35% sobre el valor hora. La fecha de entrada en vigencia para este cambio es el 25 de diciembre de 2025, lo que deja a las empresas con operaciones vespertinas un margen reducido para recalcular turnos y presupuestos. Este ajuste se relaciona directamente con el cálculo de horas extras y prima, que también puede verse afectado por la redefinición de la franja horaria.
El recargo por trabajo en dominicales y festivos sube de forma escalonada: 80% en 2025, 90% en 2026 y 100% en 2027. Cada escalón representa un ajuste que debe reflejarse en los parámetros de liquidación de nómina con precisión, porque aplicar el porcentaje del año anterior genera diferencias que se acumulan rápidamente en plantillas con rotación dominical.
Calendario de vigencia de los nuevos recargos
| Concepto | Antes de la reforma | 2025 | 2026 | 2027 |
|---|---|---|---|---|
| Inicio jornada nocturna | 9 p.m. | 7 p.m. (desde dic. 25) | 7 p.m. | 7 p.m. |
| Recargo nocturno | 35% | 35% | 35% | 35% |
| Recargo dominical y festivo | 75% | 80% | 90% | 100% |
Estas dos modificaciones responden a una pregunta que muchos líderes de operaciones y recursos humanos se están planteando desde la sanción de la ley. La reforma encarece las horas no convencionales de forma progresiva, con un diseño deliberado para que las empresas tengan tiempo de absorber el impacto, pero solo si lo planifican con anticipación.
Licencias remuneradas y su efecto en plantilla
La Ley 2466 también amplía el catálogo de licencias remuneradas obligatorias. Entre las incorporaciones más relevantes están la licencia por duelo familiar, que otorga días de ausencia pagada ante el fallecimiento de familiares cercanos, y ajustes en licencias de paternidad y en permisos asociados a citas médicas. Cada nueva licencia representa horas de trabajo que la empresa paga sin recibir producción a cambio, un costo que no aparece en el recargo por hora pero que impacta el presupuesto de nómina efectiva.
Lo que hace particularmente difícil su gestión es que, a diferencia de los recargos (que son porcentajes aplicados sobre fórmulas conocidas), las licencias generan costos variables e impredecibles que solo se detectan con un sistema de seguimiento adecuado. Para equipos de RRHH con plantillas grandes, ese seguimiento requiere criterios de registro claros y trazabilidad desde el primer evento.
Cómo impacta cada cambio en los costos
Para dimensionar el efecto real, conviene trabajar con un ejemplo concreto. Un trabajador con turnos que incluyen las franjas de 7 p.m. a 9 p.m. tres veces por semana liquidaba esas horas sin recargo antes de la reforma. Con el nuevo recargo nocturno, cada hora vespertina genera un sobrecosto adicional sobre el valor hora base. En plantillas con décadas de trabajadores bajo ese esquema, el incremento mensual acumulado puede ser significativo y debe proyectarse antes de la fecha de corte.
El impacto del recargo dominical es igualmente relevante. Un trabajador que labora cuatro domingos al mes con jornada completa de ocho horas ve cómo el recargo pasa del 75% al 80% en 2025, del 80% al 90% en 2026, y del 90% al 100% en 2027. El incremento es progresivo pero acumulativo, y se completa en tres años. Las reglas sobre trabajo dominical compensatorio también deben revisarse a la luz de estos nuevos porcentajes para evitar liquidaciones incorrectas.
Para empresas con operación continua, el impacto total de la reforma se estima entre un 8% y un 15% de incremento en el costo de nómina para 2027 respecto a los valores anteriores a la reforma. El rango depende del peso que tengan los turnos nocturnos y dominicales dentro de la operación.
Riesgos de no actualizar los parámetros de liquidación
- Las reclamaciones individuales de trabajadores generan intereses moratorios que se acumulan desde la fecha en que debió aplicarse el recargo correcto.
- Las sanciones administrativas del Ministerio del Trabajo pueden alcanzar hasta 5.000 SMMLV por incumplimiento normativo.
- Las demandas laborales se vuelven indefendibles cuando existe evidencia de que los parámetros no se actualizaron en la fecha establecida por la ley.
- El costo de no ajustar a tiempo supera con creces el costo de adaptar los parámetros, porque el daño reputacional y los procesos de inspección implican recursos internos significativos.
Adaptar la liquidación antes de cada fecha límite
El cronograma escalonado de la reforma exige al menos tres intervenciones en los sistemas de nómina entre 2025 y 2027. Cada una requiere modificar los parámetros de recargo, validar que las fórmulas de liquidación reflejen los nuevos porcentajes, ejecutar pruebas con nóminas paralelas antes de la fecha de corte y documentar cada cambio para efectos de auditoría y trazabilidad. Contar con una tabla horas extras actualizada con los nuevos tramos horarios facilita la validación cruzada antes de cada cierre de nómina.
Fechas clave y acciones requeridas por nómina
- Antes del 25 de diciembre de 2025, los equipos deben reconfigurar el inicio de la jornada nocturna de las 9 p.m. a las 7 p.m. y ajustar el recargo dominical al 80%.
- En julio de 2026, el recargo dominical sube al 90% y los parámetros del sistema deben reflejar ese valor desde el primer día del periodo.
- En julio de 2027, el recargo dominical alcanza el 100%, completando el ciclo de ajustes previstos por la reforma.
- Cada transición requiere un registro que permita demostrar ante una inspección que el cambio se aplicó en la fecha correcta, ya que los ajustes manuales sin trazabilidad son la principal fuente de error.
Las acciones de control pasan por establecer alertas previas a cada fecha de vigencia, designar un responsable de validación cruzada entre el área legal y nómina, y conservar respaldos de las liquidaciones anteriores al cambio para comparación. Plataformas como Falcon Cloud de Proware permiten automatizar la actualización de parámetros normativos y generar la trazabilidad que exige una auditoría, reduciendo el riesgo de que un cambio manual pase desapercibido o se aplique fuera de término. automatizar gestión nómina
La reforma laboral de 2025 no castiga a las empresas que operan en horarios extendidos, sino a las que no actualizan sus sistemas a tiempo.
Preguntas frecuentes
¿La Ley 2466 de 2025 cambia el recargo nocturno del 35% o solo el horario en que empieza?
El porcentaje del recargo nocturno se mantiene en el 35%, pero el horario de inicio se adelanta de las 9 p.m. a las 7 p.m. a partir del 25 de diciembre de 2025. Esto significa que las horas trabajadas entre las 7 p.m. y las 9 p.m., que antes no generaban recargo, ahora sí lo generan.
¿Qué pasa si una empresa sigue liquidando el dominical con el 75% después de la entrada en vigencia de la ley?
Aplicar el porcentaje anterior expone a la empresa a reclamaciones con intereses moratorios, sanciones del Ministerio del Trabajo de hasta 5.000 SMMLV y demandas laborales donde el incumplimiento normativo elimina cualquier margen de defensa. El riesgo es mayor en plantillas con alta rotación dominical, donde las diferencias se acumulan rápidamente.
¿Las nuevas licencias remuneradas aplican desde el mismo momento que los recargos?
Las licencias remuneradas forman parte de la reforma desde su entrada en vigencia en 2025, sin el escalonamiento que se aplica a los recargos dominicales. Cada empresa debe identificar qué supuestos activan cada licencia y establecer un sistema de seguimiento para registrar su uso y su costo real.
¿Cómo pueden las empresas con operación continua estimar el impacto total de la reforma para 2027?
El punto de partida es calcular el peso que tienen los turnos nocturnos y dominicales dentro del total de horas liquidadas. Con ese dato, es posible proyectar el incremento progresivo aplicando los porcentajes de cada año, que para 2027 sitúan el impacto total entre un 8% y un 15% sobre el costo de nómina respecto a los valores anteriores a la reforma.
¿Es suficiente con actualizar manualmente los porcentajes en el software de nómina antes de cada fecha?
La actualización manual es viable, pero introduce un riesgo significativo si no se documenta con trazabilidad suficiente. Una inspección del Ministerio del Trabajo puede requerir evidencia de que el cambio se aplicó en la fecha correcta, por lo que los sistemas que automatizan la actualización y generan registros de auditoría ofrecen una capa de protección que los ajustes manuales no garantizan.